ДО УВАГИ ПІДПРИЄМЦІВ ОБУХІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ!

Як малому та середньому бізнесу підготуватися до надзвичайної ситуації

 ЧОТИРИ РІВНІ ЗАГРОЗИ

Перше, що треба зробити, — розробити план дій на випадок надзвичайної ситуації. План дій складається виходячи з двох параметрів:

1. Рівень надзвичайної ситуації.
2. Тип вашого бізнесу.

Вам потрібен план на кожен рівень надзвичайної ситуації. Рівні надзвичайних ситуацій позначаються кольорами.

• Зелений рівень: звичайний режим роботи вашого бізнесу.
• Жовтий рівень: високий рівень загрози, але відсутність військових дій; нетривалі перебої зв’язку, постачання електроенергії чи води (наприклад, через кібератаки).

• Помаранчевий рівень: офіційні повідомлення про початок активних воєнних дій далеко від вашого міста; диверсії (вибухи, стрілянина) у вашому місті; тривалі перебої зв’язку, постачання електроенергії чи води.
• Червоний рівень: ракетно-авіаційні удари по вашому місту, офіційні повідомлення про наближення ворожих військ.

П’ЯТЬ РІВНІВ ВАШИХ ПЛАНІВ

План А: нормальний режим операційної діяльності та розвитку бізнесу – як завжди.

План Б: нормальний режим операційної діяльності, але призупинення планів розвитку.

План В: тимчасове скорочення обсягів бізнесу.

План Г: тимчасове призупинення операційної діяльності.

План Д: релокація бізнесу (якщо для вас це має сенс).

План Ж: закриття бізнесу на невизначений період.

Кожен план має супроводжуватися власним бюджетом

ЩО РОБИТИ ДЛЯ ПІДГОТОВКИ?

1. Зберігайте спокій та допоможіть зберігати спокій вашим співробітникам, клієнтам, партнерам, постачальникам і підрядникам. Не панікуйте, але й не заплющуйте очі на можливі ризики й загрози. Довіряйте лише офіційним джерелам інформації.
2. Продумайте плани вашого бізнесу при жовтому, помаранчевому, червоному рівнях загрози відповідно до типу бізнесу: чи можете перейти на віддалену роботу, провести евакуацію чи релокацію, тимчасово призупинити роботу тощо. Перевірте наявність сімейних планів у ваших співробітників та узгодженість планів компанії з цими сімейними планами. Визначте заздалегідь відповідальних за кожен пункт ваших планів та за координацію виконання.
3. СПІВРОБІТНИКИ:

• Будьте щирими зі співробітниками, не приховуйте планів, відверто розповідайте їм про сценарії дій компанії. Якщо у вас в компанії немає постійних майданчиків спілкування, організуйте їх: група в соціальній мережі, поштова розсилка, відеозвернення на YouTube. Навіть якщо ситуація не загострюється і ви не плануєте ніяких дій, інформуйте співробітників про оцінку ситуації керівництвом компанії.
• Поширте серед співробітників настанови на випадок надзвичайних ситуацій. Пропонуємо вам загальну настанову для сімей (13 основних запитань): https://bit.ly/миготові-загальна, а також пам’ятку для батьків щодо завчасної підготовки дітей: https://bit.ly/миготові-продітей.
• Проінструктуйте співробітників щодо підготовки до надзвичайних ситуацій та допоможіть їм зберігати спокій. Проінформуйте їх про можливий режим призупинення роботи та їхній особистий статус у цьому випадку.
• Будьте постійно на зв’язку зі співробітниками, піклуйтеся про їхній психологічний стан. Актуалізуйте список контактів, включаючи домашні номери телефонів співробітників та їх ближніх родичів. Продумайте альтернативні канали зв’язку (наприклад, радіозв’язок).
• Складіть перелік військовозобов’язаних (резервістів, бійців Територіальної оборони) та продумайте їхню заміну у випадку мобілізації.
• Зберіть інформацію щодо сімейних обставин і планів співробітників, щоб знати, хто має які плани, зобов’язання та можливості працювати при різних рівнях загрози:

Співробітники, які планують евакуювати сім’ю до родичів чи друзів у районах низької загрози.

Співробітники, які планують виїхати у село неподалік від міста.

Співробітники, які планують залишитися в місті.

• Морально та матеріально підтримуйте співробітників, що вступили до лав Територіальної оборони.
• Якщо це має сенс для вашого персоналу, організуйте заняття з першої медичної допомоги.
• Якщо це має сенс для вашого бізнесу і ви маєте відповідні можливості, продумайте план евакуації / релокації співробітників та їхніх родин:

Хто виїжджає (список з контактами)

Куди виїжджає (підготовлене місце, контакти на місці)

Де, коли і як ви збираєтеся (місце збору основне й запасне)

Яким транспортом та яким шляхом будете рухатися

Які у вас канали зв’язку між собою

Які документи та матеріальні цінності ви будете вивозити, хто і в який спосіб це робить

Хто головний у групі, якому всі підпорядковуються

Що взяти з собою в дорогу

Відновлення бізнесу на новому місці, якщо можливо (релокація)

Що робити, якщо основний план зірветься

Хто замінить керівництво у форс-мажорному випадку (хто №2 у прийнятті рішень).

Що потрібно робити:

4. ІНФРАСТРУКТУРА: Забезпечити всі приміщення засобами життєдіяльності.

5. КЛІЄНТИ, ПАРТНЕРИ, ПОСТАЧАЛЬНИКИ: Повідомте вашим клієнтам ваші плани на той чи інший випадок.

6. РЕСУРСИ: Створіть грошовий та сировинний резерви.
7. Розробіть план призупинення бізнесу(«план Г»), що включає в себе тимчасове заморожування виробництва, закриття точок торгівлі та надання послуг.
8. Підготуйте інші необхідні плани на випадок нижчих рівнів загрози:

• Продумайте «план Б»: призупинення планів розвитку бізнесу та, відповідно, інвестування, у випадку нестачі ресурсів чи неможливості реалізації цих планів.
• Складіть «план В» на випадок необхідності часткового скорочення бізнесу (закриття точок торгівлі чи надання послуг, скорочення обсягів виробництва, звільнення частини персоналу) у випадку неможливості зберігати нинішній рівень постійних витрат.
• Продумайте плани розвитку після відновлення нормального режиму роботи.
• В усіх випадках обговоріть всі плани зі співробітниками, щоб кожен знав, що, коли і як робити в тому чи іншому випадку.

9. Пам’ятайте, що мародери є більшою загрозоювашому бізнесу, ніж ворожі війська.
10. Підтримуйте Збройні сили України та волонтерські організації, які допомагають Збройним силам та переміщеним особам.

КОРИСНІ ПОРАДИ

• • Вірте у Збройні сили України, але не сподівайтеся на державну допомогу вашому бізнесу чи співробітникам – покладайте надії лише на себе, на колег, перевірених друзів та бізнес-партнерів.
  • Щоб позбавитися страху, прийміть думку про можливість війни та втрати бізнесу (врешті, з великою кількістю підприємців Криму та Сходу України це сталося у 2014 році, тож їхній досвід має стати нам у пригоді).
  • Якість товарів і послуг треба тримати на рівні, наскільки можливо, і за наявності проблем бути відвертими щодо них із клієнтами та постачальниками. Понад усе намагайтеся зберегти довіру, а для цього дотримуйтеся моральних норм чесного бізнесу відносно клієнтів і постачальників.
  • Підготуйте заяви для ЗМІ про позицію та плани компанії: декілька повідомлень на різні випадки, щоб мати їх готовими без додаткових узгоджень.
  • Готуйте плани на випадок різкого збільшення кількості клієнтів та/або обсягів виробництва. Позитивне мислення допомагає зменшити рівень тривожності.
  • Пам’ятайте закон природного відбору: Виживають не найсильніші, не найрозумніші, але ті, хто найшвидше реагує на зміни й адаптується.