Регламент виконавчого комітету Обухівської міської ради

«ЗАТВЕРДЖЕНО»
Рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради
№ 516 від 02.11. 2021

РЕГЛАМЕНТ
роботи виконавчого комітету Обухівської міської ради Київської області
VІІІ скликання

1. Загальні положення
1.1. Цей регламент є нормативним документом, який визначає організацію роботи Виконавчого комітету Обухівської міської ради VІІІ скликання, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, а також підприємств, установ та організацій, створених Обухівською міською радою Київської області (далі – структурних підрозділів ради).
1.2. Затвердження, скасування регламенту, внесення до нього змін і доповнень здійснюється рішенням Виконавчого комітету Обухівської міської ради.
1.3. Дотримання регламенту обов’язкове для всіх структурних підрозділів ради.
1.4. Обухівська міська рада щорічно заслуховує звіт міського голови про діяльність виконавчих органів ради.

2. Основи діяльності виконавчого комітету міської ради
2.1 Виконавчим органом Обухівської міської ради Київської області є її виконавчий комітет (далі – виконавчий комітет), який утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.
2.2 Кількісний та персональний склад виконавчого комітету визначається та затверджується радою за пропозицією міського голови.
2.3 До складу виконавчого комітету входять за посадою: міський голова, його заступники, секретар ради, керуючий справами виконкому.
2.4 Інші члени виконавчого комітету обираються радою за поданням міського голови з представників структурних підрозділів ради, старост, підприємств, установ та організацій Обухівської міської територіальної громади.
2.5 Особи, які входять до складу виконавчого комітету, крім тих, хто працює у структурних підрозділах ради на постійній основі, на час засідань виконавчого комітету, а також для здійснення повноважень в інших випадках звільняються від виконання виробничих або службових обов’язків.
2.6 Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним Обухівській міській раді, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
2.7 До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати Обухівської міської ради, крім секретаря ради.
2.8 Організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснює загальний відділ.
2.9 Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються відповідно міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – першим заступником або заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради в міру необхідності.
2.10 Виконавчий комітет виконує такі повноваження:
а) попередньо розглядає проєкти місцевих програм соціально-економічного та культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд відповідної ради;
б) координує діяльність відділів, управлінь та інших структурних підрозділів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідної територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;
в) має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших структурних підрозділів ради, а також їх посадових осіб;
г) здійснює планування своєї роботи, щорічно розробляє та затверджує перелік питань, які плануються на розгляд виконавчого комітету;
д) забезпечує вирішення всіх питань, які віднесені до його компетенції чинним законодавством України.

3. Основи діяльності структурних підрозділів ради
3.1. Обухівська міська рада у межах затверджених нею структури і штатів може створювати відділи, управління, інші виконавчі органи для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчих органів міської ради.
3.2. Відділи, управління та інші виконавчі органи Обухівської міської ради є підзвітними і підконтрольними раді, підпорядкованими її виконавчому комітету та Обухівському міському голові.
3.3. Керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради за результатами конкурсу призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, за погодженням з відповідними органами виконавчої влади.
3.4. Положення про відділи, управління та інші виконавчі органи ради затверджуються Обухівською міською радою.

4. Взаємодія з громадськістю та засобами масової інформації
4.1. Діяльність Виконавчого комітету Обухівської міської ради, її структурних підрозділів є відкритою та прозорою, що забезпечується шляхом розміщення інформації про неї на офіційному сайті міської ради, на інформаційних порталах в мережі Інтернет, у соціальних мережах, публікацій у засобах масової інформації, трансляції по радіо та телебаченню, репортажів, інтерв’ю, виступів керівників та працівників структурних підрозділів ради, тощо.
4.2. Інформація громадянам про діяльність виконавчого комітету та структурних підрозділів ради надається згідно норм діючого законодавства.

5. Організація роботи структурних підрозділів ради
5.1. Структурні підрозділи ради виходячи із законів України, Указів Президента України, постанов Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та виходячи з потреб та інтересів територіальної громади розробляють плани роботи на рік та на місяць.
5.2. Структурні підрозділи ради до 20 грудня поточного року передають в загальний відділ міської ради копію затвердженого плану роботи на наступний рік. Плани роботи на наступний місяць передаються у відділ організаційно-кадрової роботи до 20 числа поточного місяця.
5.3. Поточні завдання, в тому числі на виконання рішень міської ради, виконкому, розпоряджень міського голови, за резолюціями міського голови, заступників та керуючого справами щодо виконання документів, за протокольними дорученнями планових і тематичних нарад виконуються структурними підрозділами ради згідно з положеннями про них.
5.4. Зміни та доповнення до планів, перенесення строків виконання намічених заходів здійснюються:
а) в планах роботи затверджених виконавчим комітетом – виконавчим комітетом;
б) в інших планах роботи (крім планів роботи міської ради) – керівниками структурних підрозділів ради за погодженням із заступниками міського голови або керуючого справами згідно з розподілом їх службових обов’язків.
5.5. Моніторинг та контроль виконання розпоряджень Обухівського міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету, протокольних доручень виконавчого комітету, доручень міського голови, його заступників, керуючого справами, планів робіт та інших документів покладається на загальний відділ.

6. Визначення повноважень керівництва виконавчого комітету, структурних підрозділів та інших працівників структурних підрозділів ради.
6.1. Міський голова очолює виконавчий комітет міської ради, головує на його засіданнях. Повноваження міського голови визначаються чинним законодавством України.
6.2. Перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому здійснюють свої обов’язки відповідно до розпорядження міського голови, в якому визначаються:
а) перелік закріплених обов’язків;
б) перелік структурних підрозділів ради, комісій, рад, утворених виконавчим комітетом, установ та організацій, діяльність яких спрямовується та координується відповідним заступником або керуючим справами.
6.3. Обов’язки керівника виконавчого органу міської ради визначаються відповідним положенням та посадовими інструкціями. Обов’язки інших працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою та візуються керівником юридичного відділу, керівником даного виконавчого органу, заступником міського голови або керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.
6.4. Виконавчий комітет міської ради для забезпечення здійснення своїх повноважень утворює комісії, ради та інші дорадчі органи, затверджує або змінює їх склад, керує їх роботою.
6.5. Засідання утворених виконавчим комітетом міської ради комісій, рад проводиться згідно з їх положенням. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними секретарями чи іншими особами, визначеними керівниками зазначених органів. Протокол засідань комісій, рад та інших дорадчих органів оформляється не пізніше, ніж через 3 дні після засідання.

7. Порядок підготовки і проведення засідань виконавчого комітету міської ради
7.1. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції, скликання здійснює заступник з питань діяльності виконавчих органів ради.
7.2. Засідання правомочні у разі присутності більше половини загального складу виконавчого комітету.
7.3. Засідання виконавчого комітету проводяться відповідно до плану роботи виконавчого комітету один раз на місяць у 1-й вівторок місяця, або в міру необхідності.
7.4. За підготовку матеріалів на засідання виконкому відповідають заступники міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
7.5. Відповідальність за організацію та технічне забезпечення засідань виконавчого комітету покладається на загальний відділ та керуючого справами виконавчого комітету міської ради.
7.6. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, керуючим справами виконавчого комітету, заступниками міського голови, членами виконавчого комітету, керівниками структурних підрозділів ради, підприємств, установ, організацій територіальної громади.
7.7. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови, керуючим справами, керівниками структурних підрозділів ради. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій тощо.
7.8. Не передбачені порядком денним питання, при наявності проектів рішень, виносяться на розгляд виконкому за погодженням із міським головою за відповідним рішенням про їх включення.
7.9. При підготовці матеріалів на розгляд виконкому необхідно дотримуватись вимог інструкції з діловодства у Обухівській міській раді.
7.10. Виконавчі органи міської ради, установи і організації, комісії при виконкомі, які виносять питання на розгляд виконкому з власної ініціативи, подають, крім проєкту рішення з відповідними додатками та довідками, також коротке пояснення з обґрунтуванням необхідності прийняття такого рішення. При внесенні пропозицій про прийняття нових рішень з питань, які вже розглядались, надаються короткі довідки про виконання раніше прийнятих рішень або про обставини, що викликають необхідність перегляду чи доцільність внесенні таких пропозицій.
7.11. Склад учасників розгляду питання на засіданні виконавчого комітету визначається керівником підрозділу, що готував питання та узгоджується з заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків). Списки запрошених із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові, посади, підписані керівниками відповідних підрозділів, передаються до загального відділу одночасно з іншими матеріалами.
7.12. Проєкти рішень виконавчого комітету, розроблені відповідними розпорядниками оприлюднюються ними у текстовому вигляді з графічними та іншими матеріалами, якщо це дозволяють технічні можливості, не пізніше 10 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття та направляються членам виконавчого комітету міської ради.
7.13. Не застосовується норма про 10 денний строк оприлюднення проєктів рішень виконавчого комітету, якщо спеціальний закон чітко обмежує строк прийняття такого рішення.
7.14. Проєкти рішень, які містять конфіденційну інформацію оприлюднюються у вигляді повідомлення про їх прийняття.
7.15. У разі необхідності ухвалення рішень щодо питань випадків виникнення надзвичайних ситуацій та інших невідкладних випадків міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконавчого комітету.
7.16. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень здійснюється за день до проведення засідання.
7.17. Оповіщення про час та місце засідання виконавчого комітету членів виконавчого комітету, працівників структурних підрозділів ради здійснює загальний відділ міської ради, забезпечує реєстрацію членів виконавчого комітету та запрошених.
7.18. Порядок денний і регламент розгляду питань затверджується на початку кожного засідання виконавчого комітету.
7.19. Доповідають на засіданні виконкому заступники міського голови, керуючий справами та керівники структурних підрозділів ради.
7.20. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету відводиться до 15 хвилин, співдоповіді – до 5 хвилин, виступів та довідок – до 2 хвилин.
7.21. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:
• вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються;
• брати участь в обговоренні всіх питань;
• пропонувати прийняття рішень, вносити пропозиції до проекту рішення, зміни та доповнення до нього, пропонувати перенесення розгляду питання на наступне засідання;
7.22. Запрошені на засідання мають право:
• брати участь в обговоренні винесеного питання;
• надавати довідки та іншу інформацію з питань, що розглядаються.
7.23. Мешканці територіальної громади мають право брати участь у засіданнях виконавчого комітету при розгляді питань, пов’язаних із реалізацією їх конституційних прав, забезпечення яких віднесено до відання місцевого самоврядування.
7.24. Особи, присутні на засіданнях виконавчого комітету, повинні утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні, не порушувати порядок, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їхнього обговорення. У противному разі, за рішенням виконавчого комітету, дана особа може бути видалена із зали засідання.
7.25. У разі необхідності, у відповідності до норм чинного законодавства, виконавчий комітет більшістю голосів може прийняти рішення про проведення закритого засідання.
7.26. Для отримання інформації про прийняті рішення, отримання офіційних копій нормативних актів зацікавлені особи звертаються до Обухівської міської ради у встановленому діючим законодавством порядку.
7.27. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою, а у випадках передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», заступником міського голови.
7.28. Ведення і оформлення протоколів засідань виконавчого комітету, їх облік і зберігання здійснює загальний відділ міської ради.

8. Порядок підготовки і прийняття рішень виконавчого комітету міської ради
8.1. Відповідно до п.6 ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради, в межах своїх повноважень, приймає рішення більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету, яке підписується міським головою, а у випадках його відсутності – виконуючим обов’язки міського голови.
8.2. При підготовці проєктів рішень дотримуються таких правил:
8.2.1. Заголовок проєкту рішення викладається лаконічно і складається з одного речення. Якщо у проєкті рішення йде мова про декілька питань, заголовок формулюється узагальнено.
8.2.2. Тексти проєктів рішень, додатків та інших матеріалів до них викладаються державною мовою. Суть документу мусить бути викладена чітко й виключати можливість подвійного тлумачення.
8.2.3. Рішення виконавчого комітету повинні відповідати вимогам діючого законодавства та інструкції з діловодства у Обухівській міській раді.
8.2.4. У випадках, коли здійснення заходів, передбачених проєктом рішення, пов’язані з витратами коштів, слід визначити їх розмір та джерела фінансування.
8.2.5. Якщо проєкт рішення вносить корінні зміни до раніше прийнятих рішень, то попередні слід визнати такими, що втратили чинність окремим пунктом.
8.2.6. Якщо раніше прийняте рішення повинно, в основному, зберегти своє значення, а треба переглянути лише окремі його положення, заповнити деякі прогалини або поширити його дію, в проєкті викладається нова редакція змінених пунктів, якими буде доповнено попереднє рішення. Після прийняття пунктів в новій редакції, попередня редакція цих пунктів вважається такою, що втратила чинність, про що зазначається в постановляючій частині рішення.
8.2.7. Проєкти рішень повинні бути стислими, відредагованими, відображати суть питання, в них має бути дана об’єктивна оцінка стану справ на підставі перевірених і документально підтверджених фактів, внесені пропозиції, а також запропоновані заходи, спрямовані на усунення виявлених недоліків, визначені терміни виконання та відповідальні особи як по конкретних пунктах, так і в цілому за виконання рішення. При цьому в проєкті рішення не повинні передбачатися доручення декларативного характеру, а також ті питання, які не належать до компетенції виконавчого комітету.
8.3. Проєкти рішень візуються керівником виконавчого органу, який готував проєкт, заступником міського голови відповідного напрямку згідно розподілу обов’язків, керуючим справами виконавчого комітету та начальником юридичного відділу.
8.4. Всі проєкти рішень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з бюджету в обов’язковому порядку візуються відповідним заступником міського голови та керівником фінансового управління.
8.5. Проєкти рішень, які містять доручення управлінням, відділам міської ради, підприємствам, організаціям та установам, пов’язані з матеріальними та іншими затратами, повинні бути завізовані їх керівниками.
8.6. Якщо проєкт рішення поданий з порушенням вимог, зазначених у цьому регламенті, керуючий справами виконавчого комітету повертає його на доопрацювання з установленням терміну повторного подання. Якщо в процесі доопрацювання до проєкту рішення внесені суттєві зміни, то він візується повторно.
8.7. Завізовані проєкти рішень з питань, що готуються до розгляду на черговому засіданні виконавчого комітету, надаються в загальний відділ не пізніше, ніж за 10 днів до дня засідання. До проєктів рішень додається перелік організацій, яким слід їх надіслати.
8.8. Документи, які є підставою для прийняття рішення виконкому, здаються в загальний відділ відповідно до переліку документів. Відповідальність за формування пакету документів несе посадовець, який його підготував.
8.9. Відповідальність за якість підготовки документів, дотримання термінів їх подання покладається особисто на керівників структурних підрозділів ради, інших організацій, установ, які є його авторами, а також на заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, згідно з розподілом обов’язків між ними.
8.10. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом трьох днів після засідання остаточно редагуються відповідними посадовими особами і подаються загальним відділом на підпис міському голові та в 10-денний термін розміщуються на офіційному веб-сайті міської ради.
8.11. Підписане міським головою рішення реєструється загальним відділом і розсилається згідно з реєстром розсилки, підписаним посадовою особою виконавчого органу, яка готувала проєкт рішення.
8.12. Рішення виконавчого комітету, які носять загальнообов’язковий характер, доводяться до відома населення через засоби масової інформації та шляхом розміщення на офіційному сайті міської ради, про що зазначається окремим пунктом з визначенням відповідних осіб за їх опублікування.

9. Комісії виконавчого комітету
9.1. Для сприяння здійсненню своїх повноважень виконавчий комітет утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи (комісії, робочі групи, тощо), персональний склад яких затверджується рішенням виконавчого комітету.
9.2. Завдання, функції, порядок утворення та ліквідації, порядок роботи цих органів визначається положенням про них, що затверджуються рішенням виконавчого комітету.
9.3. Організацію підготовки та проведення засідань комісій та інших допоміжних органів здійснюють структурні підрозділи виконкому та посадові особи, зацікавлені в роботі цих органів.

10. Управління персоналом та проходження служби в органах місцевого самоврядування
10.1. Організація кадрової роботи у структурних підрозділах ради проводиться відповідно до затвердженого міською радою річного плану, в якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.
10.2. Штатні розписи та структура підприємств, установ і організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади, затверджуються рішенням сесії Обухівської міської ради.
10.3. На кожного працівника, прийнятого на роботу у виконавчі органи міської ради оформляється особова справа.
10.4. Відповідальність за проведення кадрової роботи посадових осіб місцевого самоврядування покладається на міського голову, відділ організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету міської ради та керівника виконавчого органу міської ради.
10.5. На посади передбачені номенклатурою посад працівників, які повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені лише особи, яким в установленому порядку оформлено допуск до державної таємниці.
10.6. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби в органах місцевого самоврядування та професійними досягненнями посадових осіб, у міській раді проводиться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків.
10.7. Міський голова відповідно до підпунктів 4, 5, 6, 10 п.3 статті 42 та п.3 статті 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”:
• вносить на розгляд міської ради пропозиції щодо кандидатури на посаду секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконавчого комітету, старост та пропозиції про кількісний і персональний склад виконавчого комітету міської ради;
• призначає на посади та звільняє з посад керівників та працівників відділів, управлінь міської ради та інших керівників структурних підрозділів.
10.8. Прийняття на посади у виконавчі органи міської ради здійснюється на конкурсній основі чи за іншою процедурою, визначеною законодавством.
10.9. Прийняття працівників на роботу на посади, які не віднесені до категорій посадових осіб місцевого самоврядування та звільнення їх з роботи, здійснюється відповідно до чинного законодавства.
10.10. Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу Посадової особи місцевого самоврядування і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені законами України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про боротьбу з корупцією», «Про засади запобігання та протидії корупції», «Про відповідальність юридичних осіб за вчинення корупційних правопорушень» та «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо відповідальності за корупційні правопорушення» щодо прийняття на службу в органи місцевого самоврядування та проходження цієї служби.
10.11. У структурних підрозділах ради створюється кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню міським головою. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.
10.12. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб кадрового резерву або посадових осіб місцевого самоврядування, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитись в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах ради.
10.13. Перевагу при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Поза конкурсом за рішенням міського голови може здійснюватися просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву або пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

11. Печатки, штампи та бланки
11.1. Виконавчий комітет Обухівської міської ради має гербову печатку і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботі з документами.
11.2. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів, який включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються.
11.3. Відповідальним за ведення журналу є начальник загального відділу міської ради.
11.4. Відповідальними за зберігання і законність користування гербовими печатками є міський голова, керуючий справами виконкому, начальник загального відділу.
11.5. Гербовою печаткою міської ради засвідчуються підписи міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому у випадках, передбачених інструкцією з діловодства у Обухівській міській раді.
11.6. Печатки, штампи не можуть передаватись іншій особі без розпису в журналі обліку печаток і штампів, який передбачає і передачу відповідальності за їх зберігання і користування.
11.7. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.
11.8. Іменні печатки та штампи передачі іншим особам не підлягають.
11.9. Обухівська міська рада, виконавчий комітет та виконавчі органи міської ради мають такі бланки:
• рішення сесії Обухівської міської ради;
• витяг з рішень сесії Обухівської міської ради;
• рішення виконавчого комітету;
• витяг з рішень виконавчого комітету;
• розпорядження міського голови;
• листування із реквізитами Обухівської міської ради;
• листування із реквізитами виконавчих органів міської ради.
11.10. У разі втрати печаток і штампів керівники структурних підрозділів ради зобов’язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

12. Організація роботи з документами
12.1. Організація роботи з документами у структурних підрозділів ради здійснюється відповідно до інструкції з діловодства в Обухівській міській раді.
12.2. Розпорядчі документи, звернення громадян та інші вхідні документи, що надходять на ім’я Обухівського міського голови або адресовані до Обухівської міської ради або виконкому міської ради реєструються в установленому порядку та передаються керівництву для проставлення резолюції.
12.3. Після отримання резолюції вказані документи ставляться на контроль у загальному відділі який забезпечує отримання документів виконавцями.
12.4. Відповідальність за своєчасне доведення документів до виконавців у виконавчому комітеті міської ради несуть спеціалісти загального відділу.
12.5. Вихідні і внутрішні документи готуються виконавчими органами міської ради та з ініціативи керівництва міської ради та її виконкому, структурних підрозділів ради (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до міської ради (документи – відповіді).
12.6. Документи, адресовані органам державної влади, підписуються міським головою, а під час його відсутності посадовою особою, на яку покладені його обов’язки.
12.6.1. Документи, що надсилаються на інші адреси, підписуються міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.
12.6.2. В інших структурних підрозділах ради документи, адресовані вищим органам влади, підписуються керівником, а під час його тривалої відсутності – заступником. Документи, що надсилаються на інші адреси, підписуються керівником або заступником відповідно до розподілу обов’язків.
12.7. Вихідні документи подаються на підпис при наявності візи виконавця (підпису, ініціалів і прізвища особи, дати). Візи проставляються на примірниках документів, які залишаються в міській раді та виконавчому органі міської ради, на лицьовому боці останнього аркуша документа нижче підпису або на зворотному боці документа, що складається з одного аркуша. Проекти рішень, розпоряджень візуються на першому примірнику.
12.8. Підписані міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, а також керівниками структурних підрозділів ради вихідні документи передаються у загальний відділ або Центр надання адміністративних послуг для реєстрації та відправки адресатам.
12.9. Рішення міської ради, виконавчого комітету та розпорядження міського голови, після їх підписання та реєстрації, в дводенний термін в електронному вигляді передаються до загального відділу для формування електронної бази даних нормативних актів міської ради та її структурних підрозділів.
12.10. Документи, рішення виконкому міської ради та розпорядження міського голови відправляються адресатам щоденно рекомендованими або звичайними поштовими відправленнями.
12.11. Відповіді на вихідні документи реєструються у порядку, встановленому інструкцією з діловодства в Обухівській міській раді.

13. Організація контролю за виконанням документів
13.1. Контроль за виконанням документів покладається на міського голову, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників управлінь і відділів міської ради.
13.2. Безпосередній контроль за проходженням та виконанням документів у структурних підрозділах ради, доведення їх до виконавців у відповідності до своїх повноважень забезпечують Центр надання адміністративних послуг, загальний відділ.
13.3. Відповідальність за виконання документів у визначені строки несуть особи, які зазначені в резолюції. Якщо документ виконується кількома особами, відповідальною за організацію виконання є особа, яка у тексті документа або резолюції зазначена першою.
13.4. Якщо посадову особу, на яку покладається виконання контрольного документа, не визначено, відповідальність за повноту і результативність його виконання покладається на структурний підрозділ, який ініціював або опрацьовував проект документа.
13.5. Загальний відділ та Центр надання адміністративних послуг після отримання резолюції Обухівського міського голови, його заступників та керуючого справами на вхідних документах, передають копії цих документів (в електронному або паперовому вигляді) загальному відділу для здійснення контролю за їх виконанням.
13.6. Документи беруться на контроль в день розсилання виконавцям або не пізніше, ніж у триденний строк з дня їх підписання.
13.7. Загальний відділ знімає з контролю у разі отримання інформації про виконання документа.
13.8. Загальний відділ щопонеділка звітує на нараді про стан виконавчої дисципліни в структурних підрозділах ради.
13.9. Документи виконуються у встановлені строки. Відлік строків виконання документів ведеться від дати реєстрації документу.
13.10. Якщо у документах або у резолюціях на їх виконання містяться конкретні завдання, але строки їх виконання не визначені то терміном їх виконання вважається 10 календарних днів з дня резолюції.
13.11. Інформація про хід виконання документів довгострокової дії, документів, зазначених датами типу “щомісяця”, “щокварталу”, “щороку” надається у загальний відділ відповідними виконавцями у 5 денний термін від дати підготовки таких документів.
13.12. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадовою особою, яка її заміщає, або за рішенням міської ради, виконавчого комітету, якщо вони приймали ці рішення.

14. Проведення нарад (заходів) виконавчими органами міської ради
14.1. Підготовка робочих нарад (заходів) здійснюється заздалегідь відповідно до складених робочих планів або на вимогу керівництва.
14.2. Для якісної підготовки та проведення наради (заходу) відповідальна особа, що відповідає за організацію та проведення зобов’язана:
• визначити осіб та розподілити обов’язки, закріпивши за ними виконання конкретних завдання в процесі організації та проведення наради (заходу);
• підготувати план підготовки та проведення наради (заходу), сформувати порядок денний, порядок ведення (сценарний план);
• сформувати список присутніх на нараду (захід) та запросити їх, не пізніше ніж за один день до проведення наради (заходу), визначитись щодо запрошення ЗМІ та узгодити ці питання з керівництвом;
• підготувати текст анонсу наради (заходу) для розміщення в ЗМІ при необхідності;
• вжити відповідних заходів щодо організації ведення протоколу, здійснення відео або аудіо запису та фотофіксації під час проведення наради (заходу);
• організувати реєстрацію учасників та технічне забезпечення проведення наради (заходу);
• підготувати аналітичні довідки, пропозиції щодо вирішення поставлених завдань або інші інформативні матеріали;
• погодити всі підготовлені документи з керівництвом;
• виготовити необхідну кількість копій роздаткових матеріалів для присутніх на нараді (заході);
• не пізніше ніж за три дні до наради (у окремих випадках, не пізніше одного дня до наради) при необхідності надіслати матеріали наради в електронному вигляді всім учасникам наради для ознайомлення;
• копії протоколу, а також примірники фото, відео або аудіо фіксації заходу передаються, у термін не більше 5 днів після проведення наради (заходу), в загальний відділ для контролю за виконанням поставлених завдань та ведення електронної бази нарад (заходів).
14.3. За результатами проведення наради (заходу) готується матеріал для розміщення в ЗМІ.
14.4. До протоколу наради обов’язково додається реєстр присутніх осіб із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові, контактного телефону, посади або назви установи підприємства або організації яку представляє особа.